Télétravail : Osmose et Plano, 2 nouveaux outils numériques collaboratifs pour les agents de l’État

Dans le respect des mesures de confinement imposées par le gouvernement, les agents de l’État – comme le reste de la population active française – sont amenés à télétravailler massivement. Ce contexte exceptionnel oblige à mettre en place en urgence de nouveaux modes de travail à distance afin d’assurer la continuité de l’activité et du service public.

En cette période de crise sans précédent, la direction interministérielle du numérique (DINUM) met tout en œuvre pour fournir aux agents des outils numériques dont ils ont besoin, étend l’accès et les fonctions de services existants – comme la messagerie instantanée Tchap et la webconférence de l’État – et accélère le déploiement de nouvelles solutions.

Ainsi, la DINUM lance aujourd’hui deux nouveaux outils collaboratifs dédiés aux agents de l’État : Osmose et Plano.

Animez vos communautés avec Osmose

La plateforme Osmose vous permet d’animer en ligne une communauté professionnelle, autour d’un projet, d’une pratique, d’une équipe, d’une direction… Vous composez votre espace collaboratif avec les fonctions qui vous intéressent : blog, partage de documents, espaces d’échanges, calendrier, gestion de tâches, wiki…

Avec Osmose, vous pouvez :

• Créer un espace collaboratif dédié à une communauté professionnelle, privé ou public, et y inviter des participants internes et externes à l’État (partenaires, prestataires, experts…)
• Partager des contenus et fichiers : documents bureautiques, vidéos, images, liens, veille…
• Coéditer des documents
• Publier des contenus sous différentes formes : post sur un blog dédié (pour informer de l’actualité de votre communauté par ex), FAQ ou wiki (pour diffuser un compte-rendu de réunion par ex)
• Discuter : poser une question, proposer une idée, lancer une discussion, et interagir (commenter, voter, recommander…)
• Gérer, suivre et attribuer des tâches (type kanban)
• Planifier des réunions (sondage de dates et invitations, partage de supports associés…) avec export possible dans son agenda professionnel (Outlook, Thunderbird…)
• Et bien d’autres fonctionnalités : sondages, enquêtes…

Qui peut utiliser Osmose ?

Seul un agent de l’État peut demander à créer une communauté sur Osmose. Il peut ensuite y inviter tous les membres qu’il souhaite, que la personne soit interne ou externe à l’État (agent, partenaire, prestataire, expert de la société civile…).

Comment créer une communauté sur Osmose ?

Contactez le support osmose.dinum@modernisation.gouv.fr.

Comment rejoindre une communauté sur Osmose ?

C’est l’animateur de la communauté qui peut vous y inviter. Vous devez donc le contacter pour la rejoindre, au besoin il demandera pour vous la création d’un compte.

Des guides et tutoriels embarqués sur la plateforme, ainsi qu’une communauté d’entraide, vous faciliteront la prise en main de l’outil. Pour toute question contactez osmose.dinum@modernisation.gouv.fr.

Accéder à Osmose

À noter : Le point de contact osmose.dinum@modernisation.gouv.fr est mis à disposition et opéré par la DINUM dans le cadre de l’ouverture en urgence du service, le mode d’inscription et de support est amené à évoluer en s’appuyant sur un réseau d’administrateurs au sein des directions du numérique ministérielles (DNUM).

Osmose est un service proposé par la DINUM, basé sur la solution SaaS Jplatform de l’éditeur Jalios (données hébergées en France).

Gérez vos projets avec Plano

Autre nouvel outil numérique proposé aux agents de l’État, destiné à faciliter la gestion de projet et le travail collaboratif : Plano. Cet espace de travail virtuel centralise pour tous les membres d’un projet les ressources et outils qui leur sont utiles : bibliothèque de documents, agenda, planning, tâches, tchat, visio…

Avec Plano, vous pouvez :

• Créer un espace de travail dédié à votre projet et y inviter l’ensemble des parties prenantes internes ou externes à l’État (agent, partenaire, prestataire…)
• Gérer votre projet via un diagramme de Gantt : organiser et planifier les tâches, les corréler entre elles, en suivre l’avancement…
• Partager, stocker des fichiers et les organiser en dossiers (jusqu’à 9 niveaux)
• Mener une visioconférence
• Discuter via messagerie instantanée intégrée (chat)
• Gérer un agenda : planifier des réunions, effectuer un sondage de dates, inviter des participants, synchroniser avec un agenda professionnel (Outlook, Thunderbird…)
• Travailler hors connexion (drive)

Qui peut utiliser Plano ?

Dédié aux agents de l’État, Plano se destine plus particulièrement aux directeurs et chefs de projet, ainsi qu’à toute autre personne impliquée dans un projet (notamment les partenaires et prestataires de l’État).

Comment avoir accès à Plano ?

Vous êtes responsable projet et souhaitez créer votre premier espace collaboratif ? Envoyez votre demande à plano.dinum@modernisation.gouv.fr. Une fois votre accès ouvert, vous pourrez inviter chaque membre de votre projet directement via Plano et gérer vous-mêmes ses droits. Vous pourrez ensuite créer en toute autonomie tous les espaces projets que vous souhaitez.

Accéder à Plano

À noter : Le point de contact plano.dinum@modernisation.gouv.fr est mis à disposition et opéré par la DINUM dans le cadre de l’ouverture en urgence du service, le mode d’inscription est amené à évoluer en s’appuyant sur un réseau d’administrateurs au sein des directions du numérique ministérielles (DNUM).

Plano est un service proposé par la DINUM, basé sur la solution Wimi de l’éditeur Cloud solutions, et est hébergé en France par Scaleway (ILIAD).