Les principes de mutualisation du SI de l’État
La mutualisation interministérielle de composants et services au sein du système d’information et de communication de l’État a le potentiel d’améliorer le service rendu aux citoyens et aux agents tout en limitant les coûts. La mise en œuvre de cette mutualisation nécessite l’engagement de l’ensemble des ministères, qui ont convenu des principes suivants pour guider et optimiser leur action collective.
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1 · Le choix des SI à mutualiser se fait en fonction des gains financiers et de la valeur ajoutée ; ce choix précède les questions de gouvernance et de financement
Ce choix se fonde sur un examen au cas par cas, selon deux critères : les gains financiers espérés grâce à la mutualisation, et la valeur ajoutée qu’un SI interministériel pourrait apporter par rapport à des SI ministériels.
2 · La mutualisation au sein du SI de l’État ne débouche pas toujours sur une solution unique
La coexistence de plusieurs solutions, avec coûts et niveaux de service différenciés, peut être pertinente.
3 · Les mécanismes de partage de coût doivent être simplifiés au maximum, et chaque ministère doit gagner à la mutualisation des SI
Le processus de partage des coûts entre ministères – de la négociation à sa mise en œuvre – doit être simplifié au maximum afin de réduire la charge, notamment administrative, qui en découle.
Les gains liés à la mutualisation (réduction de dépenses existantes/récurrentes, dépenses évitées, ou gains en valeur d’usage) doivent être partagées par tous les ministères parties prenantes. Un ministère ne peut être tenu de renoncer à son existant pour une offre mutualisée si la seconde lui coûte plus cher sans valeur ajoutée pour lui ou les usagers.
4 · Un projet de mutualisation doit avancer sur la base de solutions démontrant qu’elles fonctionnent
Cela implique d’avancer étape par étape même si la cible est ambitieuse, de confronter rapidement de premières versions du produit à des utilisateurs en fonctionnement réel et de mettre en service les fonctionnalités progressivement. Et à l’inverse de ne pas traiter en une seule fois tous les besoins de tous les utilisateurs de tous les ministères.
5 · Une entité interministérielle doit garantir un traitement équitable de tous les ministères utilisateurs d’un SI mutualisé
Quels que soient le porteur opérationnel du SI mutualisé et l’animateur des instances de pilotage, une entité interministérielle s’assure que tous les ministères utilisateurs sont représentés dans les instances de pilotage de la construction et de l’évolution du service mutualisé.
Si le porteur opérationnel n’est pas une entité interministérielle, la DINSIC doit pouvoir intervenir dans la gouvernance pour veiller à la prise en compte équitable des besoins de tous les ministères utilisateurs quelle que soit leur taille.
6 · Une mutualisation de système d’information implique une transparence complète, notamment sur la satisfaction des utilisateurs
Dès la phase projet, les éléments budgétaires, les informations techniques, les documents d’orientation et les niveaux de service visés sont partagés entre les ministères.
Une fois que le SI mutualisé est opérationnel, ses niveaux de service constatés sont partagés, ainsi que la satisfaction des utilisateurs. Cette dernière doit être systématiquement mesurée en distinguant chaque ministère utilisateur.
7 · Les parties prenantes doivent s’engager sur la pérennité du service mutualisé
L’entité porteuse doit garantir un maintien dans la durée du service mutualisé tant qu’il est utilisé. En contrepartie, l’entité porteuse doit être garantie – au besoin par les ministères utilisateurs du service mutualisé – sur la disponibilité du budget minimal permettant le maintien de ce service.
8 · La non-participation à un service SI mutualisé doit correspondre à des spécificités justifiées, et peut être assortie de mesures préservant l’intérêt des utilisateurs et/ou de mesures de contribution technique au SI mutualisé
Quand un ministère lance un projet ou une évolution, dans un domaine où un projet ou service mutualisé préexiste, il étudie la faisabilité d’adoption de la solution mutualisée (en intégrant l’analyse technique et financière des adaptations nécessaires).
Dans le cas où la solution mutualisée ne conviendrait pas (notamment au regard des principes précédents), il doit le justifier auprès de la DINSIC. Peuvent alors être convenues, au cas par cas, des mesures pour :
- limiter pour les utilisateurs la complexité induite par la multiplicité des solutions (par exemple en interfaçant la solution spécifique avec la solution mutualisée) ;
- faire contribuer la solution spécifique au service mutualisé (mise à disposition de retours d’expérience, des études, du code, de services ; intégration de code dans celui de la solution mutualisée, etc.).