La Fabrique du Libre #4 : Grist.gouv, de l’outil métier au commun numérique

« À l'échelle des ministères ou dans les villes, il y avait des jeunes gens en souffrance qui sont parfois allés jusqu'à quitter leurs fonctions, parce qu'ils passaient leurs journées à traiter de la donnée Excel plutôt que de faire du pilotage de politique, ce pour quoi ils avaient été formés », témoigne (Ouvre une nouvelle fenêtre) Jaime Arredondo, Expert Communauté au Pôle Open Source et Communs de la DINUM, qui a notamment structuré la communauté Grist.g en France.

Grist : une expérimentation née au sein de l’ANCT

En réponse à cette situation, une équipe « Données & Territoires » se structure au sein de l'Incubateur des Territoires de l'ANCT en 2022. Son objectif ? « Outiller les agents pour les aider dans leur travail avec la donnée - avec un double enjeu : améliorer la qualité de la donnée et fluidifier sa circulation », précise Grégoire Cutzach, CTO de Grist au sein de l'équipe de La Suite Numérique. L'équipe organise rapidement ses activités autour de trois principales briques : les (Ouvre une nouvelle fenêtre) fiches territoriales de l'ANCT, le (Ouvre une nouvelle fenêtre) catalogue d'indicateurs, et le tableur Grist.

Le besoin est clair : trouver un outil permettant à plusieurs acteurs de travailler simultanément sur une même base de données, sans passer par une succession de fichiers Excel et sans imposer le développement d’une application métier spécifique pour chaque programme.

Plusieurs solutions open source existantes sont étudiées, notamment NocoDB et Baserow. L’équipe échange également avec leurs concepteurs afin d’évaluer non seulement les fonctionnalités des outils, mais aussi leur maturité, leur modèle de développement et leur capacité à répondre à des besoins publics. Très rapidement, la solution portée par l'entreprise GristLabs apparaît comme la solution la plus pertinente.

L’outil combine en effet deux caractéristiques rarement réunies. D’une part, il reste suffisamment accessible pour permettre à des agents non développeurs de créer leurs propres tableaux, vues et workflows. D’autre part, il repose sur une logique de base de données relationnelle qui permet de dépasser les limites des tableurs classiques. Au-delà des aspects techniques, l’équipe est également sensible à la culture portée par GristLabs, l’entreprise à l’origine du logiciel : une logique d’ouverture, une attention forte aux retours des utilisateurs et une volonté de travailler avec la communauté open source.

Le choix de Grist constitue ainsi autant un choix d’outil qu’un choix d’écosystème partenarial.

D’un besoin local à une diffusion interministérielle

Une première instance de Grist.gouv est déployée à la fin de l’année 2022 au sein de l’ANCT, équipant d’abord quelques programmes. Et très vite, les premiers usages aboutissent sur un impact positif. Les équipes n’ont plus besoin d’échanger en permanence des versions différentes d’un même fichier. Elles peuvent saisir la donnée une seule fois, la partager avec l’ensemble des parties prenantes, suivre son évolution en temps réel et produire plus facilement des tableaux de bord ou des vues adaptées à leurs besoins.

Propulsé par ses premiers retours positifs, l’outil se diffuse alors rapidement au sein de l’ANCT, principalement par recommandation entre agents. De nombreux utilisateurs découvrent Grist.gouv par l’intermédiaire d’un collègue, d’un autre programme ou d’une démonstration informelle. Cette diffusion progressive, portée par les usages eux-mêmes, explique en grande partie la rapidité avec laquelle l'usage de Grist se développe. Un succès qui continue tout de même d'étonner les équipes : « Je suis toujours aussi surpris de l'engouement que nous avons observé pour Grist : l'effet wahou quand les gens l'utilisent, les messages de remerciement pour nous partager tout le temps économisé et la frustration évitée... », raconte Jaime Arredondo.

En 2023, face à l’augmentation du nombre de demandes, l’équipe recrute une première personne dédiée au déploiement et à l’accompagnement des utilisateurs : Raywan Serdoun, aujourd'hui Lead Product Grist.gouv - La Suite Numérique. Au cours de l'année, le cap des 500 premiers utilisateurs est franchi.

L’année suivante marque un changement d’échelle pour Grist.gouv, qui commence à être identifié au-delà de l’ANCT, dans des ministères et des collectivités. De grandes administrations, mais aussi des métropoles et des opérateurs publics, souhaitent à leur tour expérimenter l’outil. Rapidement, l'engouement devient trop important pour être porté uniquement par l’ANCT. Une équipe dédiée est alors créée à la DINUM, dans le cadre d’un attelage entre l’ANCT et la DINUM. Grist.gouv est officiellement lancé à l’automne 2024. Quelques mois plus tard, l’instance compte plus de 1 000 utilisateurs mensuels !

La croissance s’accélère ensuite rapidement : 5 000 utilisateurs en février 2025, 10 000 en septembre, puis 30 000 en mars 2026. L’instance française devient alors la plus importante instance de Grist au monde. Parallèlement, Grist.gouv accompagne l’auto-hébergement d’autres instances, notamment au sein des armées, du CNRS ou de grandes collectivités comme Lyon, Strasbourg ou Marseille.

Un outil pour transformer les pratiques administratives

Si Grist rencontre un tel succès, selon Raywan Serdoun, c’est d’abord parce qu’il répond à un besoin très largement partagé dans les administrations : mieux organiser le travail autour de la donnée. Mais, progressivement, la diversité des cas d'usages développés autour de l'outil se renforce et s'approfondit.

Là où les données circulaient auparavant sous forme de fichiers isolés, Grist permet de travailler à partir d’une base commune, partagée par l’ensemble des acteurs d’un programme ou d’une politique publique. Cette évolution offre le potentiel de transformer la manière dont les administrations collaborent. Les données sont plus facilement réutilisables, les échanges entre services et entre institutions sont simplifiés, et il devient possible de construire des référentiels communs entre administrations centrales, services déconcentrés et collectivités. Autrement dit, Grist ne se contente pas de remplacer Excel : il contribue à installer une culture plus structurée de la donnée et de la coopération.

Cette dimension explique également pourquoi les usages de l’outil dépassent rapidement le périmètre initial de ce dernier. Là où l’équipe imaginait au départ principalement des besoins liés au pilotage des politiques déconcentrées, elle voit émerger des adaptations très variées : suivi de projets, bases de contacts, outils de reporting, formulaires, tableaux de bord, voire applications métier construites directement dans Grist.

Une croissance rendue possible par la communauté

Pour l'équipe, l'essor rapide de Grist ne peut cependant pas s’expliquer uniquement par les qualités du logiciel, l'adéquation avec un besoin avéré ou la diversité de ses usages possibles. Grist reste en effet un outil exigeant en termes de prise en main et d'utilisation. Il suppose, pour beaucoup d’utilisateurs, de sortir de certains réflexes hérités des tableurs classiques et d’apprendre à raisonner davantage dans une logique « base de données ».

« L'équipe Grist.gouv a fait très tôt le constat qu’un outil, même pertinent, ne peut être adopté durablement sans accompagnement », précise Jaime Arredondo. À partir de 2025, à la demande du Pôle Open source et communs numériques de la DINUM, il s'attelle donc à structurer progressivement une communauté autour de Grist.gouv. Cette communauté s’appuie en grande partie sur des utilisateurs avancés, appelés ambassadeurs, qui jouent un rôle de soutiens et de relais dans leurs administrations.

Ces ambassadeurs sont identifiés au fil des usages : ce sont bien souvent des agents qui commencent par utiliser Grist.gouv pour leurs propres besoins, puis qui le diffusent autour d’eux, forment leurs collègues, créent des modèles réutilisables ou partagent leurs bonnes pratiques. Progressivement, et grâce à un travail de structuration par Jaime Arredondo d'un programme ambassadeurs, certains vont plus loin encore. Ils produisent des tutoriels, développent des widgets, contribuent à la documentation ou participent à l’animation des espaces d’entraide.

Afin d'accompagner cette dynamique coopérative, l’équipe Grist.gouv joue un rôle de mise en relation et de coordination, en organisant notamment des échanges réguliers avec ses contributeurs, afin de comprendre leurs besoins, d’identifier des sujets communs et de favoriser la mutualisation des projets. Cette logique d’écoute est au cœur de la démarche d'animation communautaire menée par Jaime Arredondo : « Le levier principal que j'utilise, c’est tout simplement l'écoute. En comprenant les objectifs et les freins des uns et des autres, je peux ensuite identifier des ponts entre les utilisateurs, les projets, je repère leurs sujets communs, ce qui manque, et je les mets en relation. Écouter et créer du lien, c'est la condition du succès de toute communauté. »

Documenter, accompagner, valoriser : les moteurs de l'engagement communautaire

C’est ainsi dans cette logique de co-construction qu’ont été conçus plusieurs dispositifs aujourd’hui structurants pour la communauté. À commencer par plusieurs espaces de collaboration et des rituels d'animation mis en place par l'équipe.

Un forum Discourse et un canal Tchap sont ainsi créés, afin de permettre aux utilisateurs d’échanger entre eux, de poser leurs questions et de partager leurs réalisations. Des clubs utilisateurs, des webinaires et des temps d’échange réguliers sont également organisés.

Le forum a été créé à l'initiative d'acteurs indépendants (Open Source Politics, (Ouvre une nouvelle fenêtre) multi.coop et d'Indie hosters membres de la fédération française de Grist). Porté par l'ensemble de la communauté française, il joue aujourd'hui un rôle central. Il est devenu la première porte d’entrée pour de nombreux utilisateurs, et la majorité des échanges qui y ont lieu concernent des sujets de support. Loin d’être secondaire, cette activité de support est considérée comme une composante essentielle du projet.

Grégoire Cutzach souligne d’ailleurs que, dans de nombreux projets open source, la documentation, la communication et l’accompagnement sont souvent traités après le développement. À l’inverse, l'équipe de Grist.gouv fait le choix d’y consacrer des moyens spécifiques, convaincue que l’adoption d’un outil dépend autant de la qualité du support que de ses fonctionnalités.

Un centre d’aide rassemble ainsi à la fois la documentation produite par l’équipe et celle créée par les utilisateurs. Une FAQ a été co-construite avec la communauté, de même qu’un guide de démarrage réalisé avec l’incubateur du ministère de l’Éducation nationale.

Des rituels réguliers contribuent eux aussi à faire vivre cette dynamique. Chaque semaine, un prompt est proposé aux ambassadeurs, les invitant à partager une réussite, une difficulté ou un usage intéressant. Chaque trimestre, les sujets prioritaires sont définis collectivement à l'occasion d'ateliers de travail.

L’équipe a également mis en place un système de reconnaissance des contributeurs les plus actifs et engagés, avec notamment un badge de « gristeur·euse d’or ». Qu’il s’agisse de produire des tutoriels, de développer des widgets ou d’aider d’autres utilisateurs, cette reconnaissance contribue à valoriser les contributions et à encourager leur diffusion.

Un écosystème qui dépasse l'administration

Au-delà des administrations utilisatrices, l'écosystème Grist.gouv réunit désormais des hébergeurs, des intégrateurs, des développeurs et des formateurs. GristLabs a mis en place un programme de certification officielle qui structure cet écosystème commercial et garantit un niveau de qualité de service. Des acteurs comme (Ouvre une nouvelle fenêtre) Oriatec (qui figure parmi les (Ouvre une nouvelle fenêtre) partenaires officiels de GristLabs), (Ouvre une nouvelle fenêtre) LaSuite.coop ou plusieurs développeurs indépendants proposent déjà des services, des intégrations et des extensions autour de Grist. Certains accompagnent des collectivités dans leur déploiement, d’autres développent des widgets, ou encore des modèles adaptés à des usages spécifiques.

Cette ouverture constitue l’une des spécificités de l'outil. L’objectif n’est pas de faire de l’État l’unique acteur du projet, ni de centraliser tous les usages autour d’une seule équipe. Cette logique rejoint d'ailleurs celle de GristLabs, l'éditeur upstream de Grist, avec qui l'équipe Grist.gouv entretient une collaboration active : échanges réguliers, contributions au code, remontées d'usages. À mesure que l’outil se diffuse, l’équipe Grist.gouv cherche au contraire à créer les conditions d’un écosystème plus autonome et plus résilient, dans lequel d’autres acteurs peuvent prendre le relais sur la formation, le support ou l’accompagnement.

Cette logique rejoint plus largement celle des communs numériques : un outil partagé, porté par une pluralité d’acteurs publics et privés, chacun contribuant selon ses compétences et ses moyens. À l’administration revient la structuration de l’outil, l’animation de la communauté et la production de ressources communes ; à l’écosystème, la capacité à développer des usages, à mutualiser des savoir-faire et à faire émerger de nouvelles formes de coopération autour de la donnée.

En quelques années, Grist.gouv est ainsi passé du statut d’outil utilisé pour fluidifier des programmes menés par l’ANCT à celui d’infrastructure partagée par des milliers d’agents publics. Une trajectoire qui montre qu’un logiciel libre ne devient véritablement un commun que lorsqu’il est accompagné, documenté et porté par une communauté. Et qu’en matière de transformation publique, les outils les plus structurants ne sont pas toujours ceux que l’on construit seul, mais ceux que l’on rend progressivement capables d’être réappropriés par d’autres !

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